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智慧会议系统

更新时间:2021-09-27 10:04:25下载pdf

涂鸦智慧会议系统云服务基于涂鸦强大的硬件生态和平台,为开发者提供一站式会议室管理、会议预约、会议邀请、会议签到,以及会议室资源数据服务,帮助开发者搭建高效率、人性化会议管理系统。

行业背景

从 2018 年至 2020 年,办公行业市场的规模每年以16%~20% 的速率增长,预计 2024 年办公行业市场的规模达到 486 亿元。其中智能办公整体渗透率较高,互联网/信息技术行业对智能办公产品需求量最高,占整体市场比重的 24%。大部分企业基本实现了办公线上数字化转型。目前面临的阶段是从线上到线下,打通线下场景和线上数据,实现场景化智能办公转型。

基于当前行业现状和痛点,涂鸦智能针对智能办公场景中的核心应用 智慧会议系统(应用数量占比 30% 以上),开发了智慧会议系统云服务,帮忙开发者高效搭建智慧会议平台或应用。

产品优势

  • 全场景覆盖:覆盖会议场景下的全场景能力,丰富的组件,按需使用。
  • 易于集成和二次开发:标准化的 API 和 SDK,易于集成和二次开发。
  • 金融级数据安全,数据赋能:国际一流的信息安全合规认证,可靠的数据安全策略。提供数据运营工具,助力开发者提升运营服务。

技术架构

智慧会议系统

应用场景

  • 办公:会议室预约实时通知参会人并加入日程,会议提前结束或无人时可释放,预约会议室不再是难题。会议室环境自动化预置和关闭,营造舒适的会议体验,节能环保。
  • 内部培训活动:刷卡、扫码等多种签到方式,满足多种场地需求。数据实时统计,报表一键导出,HR 不再为统计人数伤脑筋。
  • 众创空间:云投屏彻底告别繁杂的有线连接和转接头,视频会议一键发起。统计报表实时生成,会议室利用率提升数据实时可见,空间使用率一目了然。

API

涂鸦为开发者提供了 IoT 行业基础 API,方便客户快速接入涂鸦云,定制开发各种物联网应用。开通方法参见 会议预约系统

会议系统配置

API 描述
查询会议室签到规则配置 查询系统会议预约配置,如果未创建系统会议预约配置,返回默认的预约配置。
新增会议室预约规则配置 通过设置周内可预约日期、可预约开始结束时间、单次预约时长等参数,创建或更新系统会议室配置,返回 true 表示创建/更新成功。
新增会议室签到规则配置 通过设置是否需要签到、提前签到时间创建或更新系统会议预约配置,返回 true 表示创建或新增规则配置成功。
查询会议室预约规则配置 查询系统会议室配置,如果未创建系统会议室配置,则返回默认的会议室配置。默认会议室配置为全周可预约,可预约时间为 07:00 到23:00,单次预约最小 30 分钟,单次预约最大 5 小时,预约最多提前时间为 7 天,会议开始时间 10分钟后无人使用系统自动释放会议室。

会议室管理

API 描述
查询会议室 通过 ID 查询会议室,返回会议室的基本信息。
新增会议室 通过会议室组 ID、会议室名称、会议室类型等信息创建会议室,创建成功返回会议室 ID。
修改会议室 根据会议室 ID 和 更新后的参数值,修改会议室的指定信息。空列表的会议室图片和标签表示清空会议室的图片和标签列表,返回 true 表示修改会议室成功。
删除会议室 根据会议室 ID,删除会议室。
注意: 删除操作执行后不可撤销,执行操作前请仔细确认各参数信息。
分页查询会议室 通过条件查询符合条件的会议室列表。传入多个标签会查询出符合多个标签的会议室。

签到管理

API 描述
会议签到 参会人员针对预约会议完成签到。
签到记录查询 分页查询用户签到记录列表。传入会议预约 ID,每页条数(默认值 20)和页码(默认值 1)。

审批管理

API 描述
新增审批配置 通过审批类型和审批人信息创建审批配置。
查询审批配置 分页查询项目下的审批配置列表。
查询审批列表 通过人员 ID 分页查询指定人员的待办、已办列表信息。
提交审批任务 提交指定处理人的任务,操作通过或拒绝,提交当前待办。

会议预约管理

API 描述
增加会议预定 新增会议预约,根据会议主题、开始时间、结束时间、参会人 ID 列表、抄送人 ID 列表、附件、描述、创建人等参数预定会议,若预定成功,则返回预约 ID。
修改会议预定 修改会议预约信息,如果预定当前会议室需要审流,修改会议开始时间和结束时间会触发审批流程。如果更换后的新会议室要求审批,则也会触发审批流程。
修改会议状态 通过会议状态值完成会议状态的修改。支持的会议状态包括已预定、审批中、取消预定和审批拒绝。
分页查询会议列表 通过传入会议主题,会议室ID,会议状态,会议创建人,开始时间,结束时间等条件分页查询符合条件的会议预约记录。
查询用户所参加会议的信息 根据参会人 ID,查询指定时间段内用户所参加会议的信息。
抢占会议室 通过传入的条件判断会议是否可抢占。抢占成功返回新增会议预约 ID;抢占失败返回失败原因。
提前结束会议 通过会议预约 ID 和会议结束类型来结束会议。会议提前结束后会更改会议结束时间,提前释放会议室,提高会议室的使用率。
查询单个会议 传入会议预约 ID,查询会议详情,返回会议关联的参会人、抄送人、附件列表以及其他会议基本参数。
新增参会人员 根据会议预约 ID 和参会人 ID 新增参会人。

标签管理

API 描述
修改标签 通过编辑后的标签 Code 和标签名称,修改标签信息。
查询标签列表 查询所有存在的标签信息。
新增标签 通过自定义标签 Code 和名称创建标签。
删除标签 通过标签 Code,删除指定标签。

会议数据统计

API 描述
查询会议室日报表 分页查询一段时间内的会议预约情况,包含会议总数,参会人数等。

会议邀请

API 描述
新增会议邀请记录 创建会议邀请的接受、拒绝记录。
会议邀请记录查询 根据会议 ID、参会人 ID,查询参会人会议邀请的接受、拒绝记录。